資策會善用防疫 IT 工具 遠距工作維持 90% 組織運作

中國去年底爆發嚴重的新冠肺炎疫情，與中國大陸距離僅 180 公里的台灣首當其衝，而這波疫情也讓不少企業被迫開始遠距或分流上班，財團法人資訊工業策進會（以下簡稱資策會）也是其中之一。「我們從過年期間就開始部署了，當時看到那個情況，你會變得很小心。」資策會執行長卓政宏回憶當時整個決策過程。

資策會執行長 卓政宏

防堵疫情，快速採用遠距上班與分班分流

今年 1 月底，台灣出現了第一起新冠病毒確診病例，資策會為了保護員工不被感染，一方面避免疫情擴散，在過年期間幕僚就已線上密集討論，決定在年後上班時，凡是有感冒呼吸道症狀，或是在春節期間接觸到中、港、澳親友的員工，一律採取居家上班 14 天。

隨著確診病例逐漸增多，疫情升溫，資策會的遠距上班也依照疫情嚴峻程度滾動式修正，鼓勵員工遠距在家上班，或是分班分流。例如教育部延後開學，部分家長須在家中陪伴孩子，資策會立刻彈性讓員工改為家中遠距上班。4 月 5 日的清明連假旅遊熱點事件，以及 4 月 19 日敦睦艦隊接觸史也為了避免疫情擴大，資策會都縮緊了到班人數，讓員工盡量居家工作，將所有可能的風險降到最低。在確診數最多的那一週，到資策會上班的人數史上最低，當時約有九成員工，將近 1,550 人的員工都在家上班，但是仍然維持著整體組織的運作。

「針對疫情，我們所思考的是，萬一必須封城（lockdown），如何維持組織至少 80% 到 90% 的運作？員工要知道，我不能來公司上班時，我要怎麼樣正常工作？」為了達到這個目標，資策會不得不修改了很多作業規定，例如原本還有一些實體簽核都改為線上作業，開會使用視訊會議等等。

資策會在疫情一開始就推動遠距辦公，滾動式調整擴大規模，讓員工很快就營塑良好工作環境與習慣。

科技軟體工具協助取得資安與企業運作平衡

為了讓分散各地的員工能夠彼此順暢溝通，資策會對內使用了自行開發的人資軟體 iHR APP、企業通訊軟體 Teams、E-mail，虛擬會議室等工具，對外則依不同客戶需求，使用如訊連科技 U Meeting 等視訊會議軟體，維持良好溝通管道。而資安部分，資策會要求員工連入企業內網時，使用 VPN，筆電或載具也都先經過資安部門確認安全無虞，「有時其實只是觀念一個轉換，員工在哪裡上班，其實跟來公司上班一樣，沒有什麼差別。」卓政宏說。

要讓多數員工突然改變工作型態，的確也面臨不少挑戰。「有些人的家中根本就不適合工作，家裡有很多狀況。小孩吵鬧，貓狗跑來跑去，網路連線不穩定等等，員工有許多突發狀況。」遠距上班造成的另一個問題是，工作與居家的界限被打破，「原本以為省下通勤時間，工作可以更有效率，沒有想到有的員工早上 8 點就被 Call 了，晚上 11 點還在線上討論。」全日連線過度緊繃，超時工作，無預期的工作干擾，都是人力資源部門必須解決的問題。

在家工作雖然看似輕鬆，但面對突如其來的意外、超時工作等，都是遠距會議工作所面臨的挑戰。

安排線上活動讓員工秀自我成直播主

為此，資策會內的 IT、人資部門及福委會規劃出每天作息時間，每日早晨導入共編與線上會議室，中午則規劃大家一起線上吃便當，也針對遠距造成的社交疏離，利用線上群組推出各種活動，例如「動資動資動起來，線上運動作伙來」的群組負責讓同仁們一起線上跳有氧運動；「居家甘苦 543」群組鼓勵員工用文字與照片分享居家心得；「 III Youtuber Show 出自我」則讓員工分享美食、手藝或是旅遊等心得，鼓勵秀出自我。卓政宏笑說，「有些主管因此被迫出來唱歌獻藝，表演咖啡拉花、彈奏二胡，大展廚藝，連卓政宏自己也秀了「美食開箱─為福樓烤鴨」，一時間大家都轉型成了「直播主」，一個多月下來全會有 20% 員工參與至少一次活動，例行性線上活動參與平均達 111 人次，也因此拉近員工間因遠距上班而疏離的距離。

資策會整理防疫工具包協助企業因應疫情衝擊

新冠肺炎讓全球經濟發生翻天覆地的變化，許多企業為了因應不得不轉換經營型態。面對可能繼續延燒的疫情，企業在安排遠距上班時，有哪些資源可以協助企業營運，資策會替大家整理出建議使用的「防疫遠距上班軟體工具」，包括視訊會議、通訊軟體、OA 文書簡報、人事差勤、行動辦公等軟體，「每間企業經營內容不同，沒有標準答案，建議挑選跟原本公司系統可以介接或是容易扣合的軟體。」目前資策會先羅列出相關應用，未來則希望與業界合作，整理成套裝式的「防疫工具包」，一套裡頭一次囊括遠距上班會需要使用的軟體，方便業者導入。從這次施行大規模遠距上班所獲得的寶貴經驗，為了保持內外溝通流暢，穩定的網路連線變得十分重要，而且企業營運相關配套措施及應用要到位。針對要到現場工作的人員除採輪班制分散風險，進入工作場域時，也要事先藉由資通訊科技，例如結合 AI 技術精準辨識的紅外線體溫量測警示系統來管控人流，將風險降至最低。

遠距辦公雖然方便，但是資安防範也不可少。

提早數位轉型及掌握後疫情經濟發展

卓政宏建議，包括國家的骨幹網路建設以及接取都應該再擴大加強，而在應用方面，資策會提供的「防疫工具包」則是幫助業者以低成本、有效率的方式導入，讓處於前線的企業得以因應全球疫情及早調整。長遠來看，遠距上班不只是針對這波疫情，也可能永久改變企業的經營型態。「這次疫情各國受傷很重，不得不做出改變，台灣雖然影響較輕，但 5 到 10、20 年後，還是要注意能不能跟上世界轉型的列車。」台灣企業在其他國家因疫情緊繃，被迫轉變生活、工作型態的同時，影響相對較輕，若是趁此時進一步強化企業自身的競爭力提早數位轉型，才有機會在後疫情時代掌握數位經濟發展。倘若因防疫做得很好，疏忽全球環境已大幅變動沒搭上這次轉型機會，反而會錯失良機。